Come compilare una fattura elettronica

Già da tempo in vigore per i rapporti con la pubblica amministrazione, la fatturazione elettronica presto sarà ampliata anche nei confronti di altri rapporti privati. Ma sapete esattamente come compilare la fattura elettronica?

Abbiamo chiesto agli esperti di www.savinosolution.com di condividere con noi alcuni dei principali aspetti della disciplina di legge. Vediamoli insieme!

Cos’è la fattura PA

La fattura PA è una fattura elettronica, la sola tipologia che viene oramai accettata dalle pubbliche amministrazioni, che per obbligo di legge devono necessariamente ricorrere al c.d. “Sistema di Interscambio” (SDI), il sistema sul quale transitano le fatture elettroniche.

Sinteticamente, la fattura elettronica è un file XLM secondo il formato stabilito dal legislatore (l’unico accettato dal Sistema di Interscambio, che altrimenti respinge il tentato invio della fattura). La sua autenticità, l’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione di una firma elettronica di chi emette la fattura. La trasmissione è invece vincolata alla presenza di un codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura, come riportato nell’indice delle pubbliche amministrazioni.

Come compilare la fattura PA

Ma come si compila la fattura elettronica? Quali sono le regole di compilazione di questo documento, prima di procedere all’invio attraverso il già citato Sistema di Interscambio?

Ebbene, sappiate innanzitutto che la procedura non è complicata, ma per le prime volte potrebbe sembrare un po’ troppo rigida, considerato che per la compilazione del file occorre rispettare alcune regole che, anche se sono dettate dalle caratteristiche di rappresentazione XML, dalle tipologie dei campi o da prassi consolidate, non potranno che essere oggetto di apprendimento.

Ad esempio, un elemento che non si vuole rappresentare, non deve essere presente nel file. Di conseguenza, non dovete inserire il dato come campo vuoto. Ancora, se è prevista la rappresentazione di valori numerici con decimali, il separatore con la parte intera deve essere sempre il carattere punto, e i decimali dovranno essere indicati almeno fino al centesimo, anche se pari a zero.

Si tenga inoltre conto che l’arrotondamento degli importi, se necessario, deve sempre seguire la regola che lo prevede per eccesso se la cifra immediatamente successiva a quella da arrotondare è pari o maggiore di 5, e per difetto se è inferiore a 5.

Detto ciò, è anche bene prendere dimestichezza con le varie sezioni della fattura. L’header è ad esempio la parte di testata del documento, e contiene i dati delle parti che intervengono nell’operazione di cessione del bene o prestazione del servizio, oltre ai dati necessari al SdI per identificare il soggetto che trasmette il file. Il body della fattura è il corpo, rappresentante del contenuto specifico: nel caso di lotto di fatture, deve essere ripetuto per ogni fattura componente il lotto stesso.

In ogni caso, attenzione a non preoccuparsi eccessivamente! I moderni software gestionali che sono stati approntati per la gestione delle fatture elettroniche hanno infatti delle procedure completamente guidate che permetteranno anche agli utenti meno esperti di potersi orientare al meglio nella compilazione di questo documento e nel completo invio presso il Sistema di Interscambio.

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