Come organizzare una conferenza stampa

La conferenza stampa è uno strumento efficacissimo di comunicazione aziendale, ma solo se gestito nel modo migliore. Si tratta di un incontro pubblico con la stampa organizzato per presentare una news di interesse generale, sia essa il lancio di un nuovo prodotto, un evento, un’informazione da condividere con media e pubblico. Ogni agenzia pubbliche relazioni a Milano, Roma, ecc., sa bene che la cura dei dettagli è il vero elemento in grado di fare la differenza tra un successo e un fallimento promozionale. Prestare attenzione ad ogni fase organizzativa e pianificare l’evento con precisione è fondamentale per organizzare un ottima conferenza stampa.

Ma come si organizza una conferenza stampa?

Ve lo spieghiamo in questa guida attraverso i nostri 5 consigli.

Valutare se ne vale la pena

Prima di tutto, occorre valutare se sia davvero il caso di organizzare una conferenza. Occorre chiedersi: ciò che voglio promuovere ha realmente un interesse concreto per il pubblico? Non di rado, vengono organizzate conferenze motivate più dalla smania di attenzione che per un reale intento comunicativo. Ciò serve solo a indebolire l’immagine di un marchio e a perdere la fiducia dei media. Per questa ragione, sedetevi e cercate di definire la reale valenza del vostro evento, per evitare di sprecare tempo in conferenze inutili.

Scegliere la location

La scelta della location è la prima valutazione importante da fare. Serve un luogo attrezzato (microfoni, proiettore se occorre, spazio sufficiente per accogliere relatori e giornalisti), facile da raggiungere e, se possibile, suggestivo, in grado di conferire autorevolezza alla presentazione.Se non doveste riuscire a trovare un luogo accessibile ai vostri ospiti, abbiate cura di stampare delle mappe affinché ogni invitato possa facilmente raggiungere il luogo dell’evento. Inoltre, se possibile, scegliete una location facilmente accessibile tramite mezzi pubblici. D’altronde non è detto che ogni vostro invitato vi raggiunga con la propria auto, no?

Orario e durata

Solitamente, una conferenza stampa viene organizzata in seconda mattinata, tra le 11:00 e le 12:00, in modo da dare ai giornalisti il tempo di scrivere e pubblicare il pezzo. Evitate le conferenze serali, scomode e poco utili, e optate sempre per la mattina. La durata dell’incontro non dovrebbe superare i 45 minuti, più un quarto d’ora da dedicare alle domande.

Inviti e trasmissione della cartella stampa

Gli inviti di partecipazione ai membri della stampa devono essere spediti almeno una settimana prima: non eccessivamente presto, per non rischiare che il ricevente possa dimenticarsene, non troppo tardi, in modo da avere il tempo per il ricontatto e la conferma della presenza. Insieme all’invito, va spedita anche la cartella stampa, completa di informazioni sull’evento e sui temi trattati, in modo che il giornalista possa valutare il suo interesse a partecipare o meno.

I recall

Terminata la conferenza, non è terminato il lavoro di pubbliche relazioni. Il passo successivo consiste nel compilare la rassegna stampa, raccogliendo tutte le pubblicazioni relative alla conferenza, ringraziare i giornalisti che ne hanno dato visibilità e ricontattare quelli che non hanno trattato l’argomento.